Sanayide işin yarısı tamir, diğer yarısı hesaptır. İş iyi gidiyor ama kasada para yoksa sorun büyük ihtimalle cari takibindedir: kimin ne kadar borcu olduğu tam bilinmiyor, vadesi geçen alacaklar hatırlanmıyor, tedarikçi borçları sürpriz yapıyor.
Cari hesap nedir, serviste neden kritiktir?
Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki tüm borç-alacak hareketlerinin kaydıdır. Bireysel müşteri işi genelde peşin biter; ama filo müşterileri, galeriler, sigorta anlaşmaları ve mahalledeki sadık esnaf çoğunlukla "aya yazdırır". Bu işler cironuzun önemli kısmını oluşturur ve takipsiz kaldığında en kârlı işleriniz en geç ödenen işlere dönüşür.
Defter neden yetmiyor?
- Tek nüsha: Defter kaybolursa alacaklarınızın kaydı da kaybolur.
- Toplam görünmez: "Toplam alacağım ne kadar?" sorusu için sayfa sayfa toplama yapmak gerekir.
- Vade takibi yok: Defter, ödemesi 45 gündür geciken müşteriyi size hatırlatmaz.
- Mutabakat zor: Müşteri "ben onu ödemiştim" dediğinde kanıt bulmak saatler alır.
Düzenli cari takibin 5 kuralı
- Her işi kayıt altına alın. Tutar küçük diye atlanan işler ay sonunda ciddi bir toplam yapar. İş emri kapanırken tahsilat da (peşin veya cariye) kayda girmeli.
- Peşin ve veresiyeyi aynı yerde tutun. Nakit ayrı cepte, veresiye ayrı defterde olursa günün gerçek cirosunu asla bilemezsiniz.
- Vade tanımlayın. "Aya yazdır" belirsizdir; "30 gün vade" ölçülebilirdir. Vadesi geçenleri her hafta listeleyin.
- Risk limiti koyun. Borcu belli tutarı aşan müşteriye yeni veresiye açmadan önce mevcut bakiyeyi konuşun. Kırıcı olmayan cümle şudur: "Abi önce şu eski hesabı kapatalım, sonra bakalım."
- Ay sonunda ekstre gönderin. Müşteriye düzenli ekstre gönderen servis, ödemeyi ilk alan servis olur. Ekstre aynı zamanda mutabakat kavgasını bitirir.
Dijitalde nasıl görünür?
USTA gibi bir sistemde her iş emri kapanırken tutar müşterinin carisine işlenir. Tahsilat girildiğinde bakiye düşer. Vadesi geçen alacaklar panelde kendiliğinden listelenir; müşterinin ekstresini tek tıkla yazdırır veya WhatsApp'tan gönderirsiniz. Böylece "kim, ne kadar, ne zamandır borçlu?" sorusunun cevabı hafızanızda değil, ekranınızda durur.
Unutmayın: tahsil edilmeyen iş, yapılmamış iştir. Cari takibini düzene sokmak, çoğu servis için yeni müşteri bulmaktan daha hızlı kazanç getirir.